Der Verkäufer und seine Organisation: Sind die Ziele klar, sind‘s die Taten auch.

Wiedervorlagen, CRM-System und Leadverwaltung – vielen Verkäufern entgeht Geschäft, weil sie sich nicht professionell genug organisieren. Sicher, dieses Thema betrifft nicht alle, die im Verkauf tätig sind. Im Einzelhandel etwa nimmt mir als angestellter Verkäufer mein Unternehmen den Großteil meiner Organisation ab. Die Kunden kommen mehr oder weniger von allein und wenn ich mich verspäte, bekomme ich spätestens nach dem dritten Mal in Folge die Organisation meiner Organisation zu spüren.

Anders sieht‘s da schon bei freien Handelsvertretern, Aussendienstlern und anderen selbstständigen Verkäufern aus. Hier kann es mitunter fatale Folgen haben, wenn sich der Verkäufer nicht ausreichend organisiert. So können unvollständige Lieferungen, Verspätungen oder gar vergessene Termine bzw. Verwechslungen zur Folge haben, dass Geschäft unterbleibt oder, im schlimmsten Fall, ein Kunde verloren wird.

Als Unternehmer kommt man sich manchmal vor wie beim Chinesischen Staatszirkus. 10 Teller, die es gleichzeitig zu jonglieren gilt: Produkt entwickeln/bestellen; Kunden finden + überzeugen, Mitarbeiter finden + führen, Einnahmen und Ausgaben im Auge behalten, Netzwerk erweitern, Weiterbildung, soziale Kontakte/Familie + Freunde nicht vernachlässigen usw. Da kann es schon mal passieren, dass einem das eine oder andere „durchrutscht“, oder?

Welche Möglichkeiten gibt es nun, sich nicht zu verzetteln und statt dessen den Überblick zu behalten? Zunächst sollte man vielleicht zwischen Methoden und Werkzeugen unter-scheiden. Als Methoden kann stellt die INtem Trainergruppe z.B. folgende vor:

  • Mit der klassischen ABC-Methode lassen sich Prioritäten bestimmen: Unter A-Zielen und A-Aufgaben versteht man die wichtigsten und zugleich dringlichsten Ziele und Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. Mit der Kategorie „B“ sind Aktivitäten und Ziele gemeint, die wichtig sind und auf Termin gelegt werden können, mit „C“ schließlich die weniger wichtigen oder gar unwichtigen Ziele und Aufgaben, die man auch delegieren kann.

  • Die „Kleeblatt“-Methode erweitert die ABC-Analyse um den Punkt „D“ – das sind Aufgaben, die sofort in den Papierkorb wandern. Die Tagesplanung bereitet zumeist die größten Zeitprobleme, sollte aber zwingend durchgeführt werden. Oftmals hilft es bereits, überhaupt das Thema „Tagesplanung“ als festen Bestandteil in seine Arbeitswoche zu integrieren, ganz gleich welche Methode man schlussendlich nutzt.

  • Mit der ALPEN-Methode lässt sich schließlich der Tagesablauf ordnen und Aktivitäten rationalisieren, indem sie gebündelt werden. Dabei bedeutet ALPEN: Aufgaben zusammenstellen – Länge der Tätigkeit schätzen – Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren – Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen – Nachkontrolle und Überprüfung der Zielerreichung. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, die Tage nicht zu sehr zu überfrachten, um auch Zeit für Ungeplantes bzw. Unvorhergesehenes zu haben.

Kommen wir nun zu den Werkzeugen, die helfen, um sich nicht zu verzetteln. Wir arbeiten z.B. mit einem Mix aus folgenden Werkzeugen:

  • Bei größeren Projekten verwenden wir zum Strukturieren eine s.g. Workbreakdown structure - zu deutsch: einen Projektstrukturplan. So ein Plan hilft, die Komplexität von Projekten zu reduzieren, Arbeitspakete zu schnüren und sie zu verteilen bzw. um Prioritäten zu setzen. Folgende Abbildung zeigt exemplarisch einen Projektstrukturplan zur Organisation einer Betriebsfeier:

  • Zum kollaborativen Arbeiten und zum Austausch von Dokumenten nutzen wir die Online-Anwendungen Dropbox, Highrise und Basecamp. In die Dropbox legen wir z.B. Dokumente ab, die wir immer wieder nutzen, z.B. Rechnungsvorlagen. In Highrise verwalten wir unsere gesamten Kontakte, das ist ein Tool für das so genannte CRM: Customer Relationship Management. Manchmal kommt es ja vor, dass ein Kunde anruft und ein Kollege mit ihm gesprochen hat. In Highrise kann man dann z.B. die jüngste E-Mail-Korrespondenz mit dem Kunden sehen, erfährt, dass dieser gerade Geburtstag hatte und kann auch erkennen, dass ein eine Empfehlung von Kunde „XY“ ist. Basecamp hingegen ist ein Tool für das Projektmanagement. Hier können wir kollaborativ an Dokumenten arbeiten, die Zwischenschritte diskutieren, Aufgaben vergeben, Meilensteine setzen und dies jeweils mit der Option, unsere Kunden an diesem Prozess teilhaben zu lassen. Auch Slack ist zur internen Kommunikation sehr zu empfehlen.

  • Last but not least verwenden wir aber auch klassische physische Taschenkalender, Moleskines, Whiteboards, Wandkalender, den Lifescribe-Pen und Aktenschränke.

Was das Mittel der Wahl ist hängt unserer Meinung nach jeweils von den individuellen Vorlieben des Einzelnen ab. Der eine mag es eher digital modern, der andere eben klassisch analog. Wichtig scheint nur zu sein, dass man sich organisiert. Ein ganz wesentlicher Aspekt, der hier nicht unerwähnt bleiben soll, ist, dass sich vermutlich jeder dann gut organisiert, wer seine Ziele klar sind. Wer weiß, warum er etwas tut wird auch einen Weg finden, wie er sich organisiert. Und wenn Disziplin dabei eine Rolle spielt, dann vielleicht die, sich immer wieder mit seinen Zielen auseinanderzusetzen.

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